Specjalist(k)a ds. Koordynacji Biura i Delegacji
Wrocław
12 stycznia 2025
Opis stanowiska
Wynagrodzenie brutto miesięcznie: 7000-9000
Rodzaj umowy: umowa o pracę
Tryb pracy: stacjonarny
Twój zakres obowiązków:
- Delegacje pracowników (end-to-end) – audyt procesu i jego automatyzacja. Bieżące organizowanie podróży służbowych: rezerwacja hoteli, transportu, tworzenie dokumentacji, egzekwowanie dokumentacji i rozliczenie delegacji.
- Komunikacja wewnętrzna – zarządzanie komunikacją wewnętrzną poprzez różne platformy, tablicę ogłoszeń, regulacje wewnętrzne i inne narzędzia.
- Wsparcie dla Zarządu – pomoc w organizacji spotkań, podróży służbowych, serwis kawowy i wsparcie podczas spotkań.
- Zakupy – zamawianie artykułów biurowych, spożywczych, higienicznych, wizytówek.
- Obsługa poczty – przyjmowanie i wysyłanie poczty, dystrybucja listów, przesyłek poleconych.
- Eventy klienckie & Obsługa gości – wsparcie przy organizacji eventów, dbanie o porządek, serwis kawowy, obsługa gości zapraszanych do siedziby firmy.
- Recepcja & Zarządzanie biurem – obsługa front desk, kierowanie ruchem gości, wsparcie przy rezerwacji sal, zarządzanie przestrzeniami wspólnymi.
- Rozliczenia i współpraca z księgowością – obsługa faktur, zestawień obiadów, transportów firmowych, rachunków z kart firmowych.
- Logistyka targowa – współpraca z zespołem Growth Marketing przy targach branżowych - przygotowanie materiałów biurowych, promocyjnych, spożywczych i innych niezbędnych elementów na wydarzenia.
- Zadania ad-hoc – realizacja różnorodnych zadań w zależności od bieżących potrzeb firmy.
- Współpraca z Facility Specjalistką – wzajemne wsparcie i wymiana wiedzy w zakresie zarządzania biurem, zapewnienie ciągłości procesów i bycie wsparciem w przypadku nieobecności w zespole.
Wymagania
Nasze oczekiwania:
- Doświadczenie na podobnym stanowisku, preferowane w obszarze zarządzania biurem i procesami, szczególnie delegacjami.
- Wysokie umiejętności komunikacyjne, zarówno w kontakcie z pracownikami, jak i zewnętrznymi interesariuszami.
- Umiejętność rozwiązywania problemów i podejmowania szybkich decyzji.
- Pozytywne nastawienie i ukierunkowanie na obsługę klienta (wewnętrznego i zewnętrznego).
- Doskonała organizacja pracy oraz dbałość o szczegóły.
- Znajomość narzędzi Google Workspace (Gmail, Google Docs, Google Sheets, Google Calendar, AI).
- Umiejętność pracy w zespole i silne zdolności komunikacyjne.
- Wymagana komunikatywna znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie).
- Wymagane czynne prawo jazdy kategorii B
- Szybkie uczenie się oraz elastyczność w działaniu – gotowość do dostosowywania się do zmieniających się warunków pracy i procesów.
- Wielozadaniowość, dobre zarządzanie własnym czasem i priorytetami.
- Dokładność, skupienie na zadaniu, odpowiedzialność i zaangażowanie.
- Znajomość języka polskiego w stopniu komunikatywnym.
- Komunikatywność, wysoka kultura osobista i nastawienie na współpracę.
- Chęć ciągłego udoskonalania własnych umiejętności.
- Pro aktywność i nastawienie na innowacyjność w ramach swojej pracy.
Oferujemy
Co oferujemy:
- Praca w polskiej firmie produkcyjnej, która wyznacza trendy na świecie w branży reklamowej
- Międzynarodowe środowisko pracy 🌍 - mamy kontrahentów zagranicznych
- Nowoczesne biuro z pyszną kawą, produkcją i sprzedażą w jednym miejscu ☕
- Wszystkie potrzebne narzędzia pracy, jak komputer, telefon, internet, technologia i inne
- Przyjazna atmosfera pracy wśród zespołu
- Pakiet opieki medycznej LUX MED po okresie próbnym
- Dofinansowanie do karty Multisport po okresie próbnym 🏋🏻♀️
Benefity
Multisport
Pakiet multisport dostępny po trzech miesiącach okresu próbnego
Prywatna opieka medyczna
Dostęp do prywatnej opieki medycznej po trzech miesiącach okresu próbnego
Kawa/herbata
Spotkania integracyjne
Napoje