Specjalist(k)a ds. Koordynacji Biura i Delegacji

Wrocław
12 stycznia 2025
Opis stanowiska

Wynagrodzenie brutto miesięcznie: 7000-9000

Rodzaj umowy: umowa o pracę

Tryb pracy: stacjonarny

 

Twój zakres obowiązków:

  • Delegacje pracowników (end-to-end) – audyt procesu i jego automatyzacja. Bieżące organizowanie podróży służbowych: rezerwacja hoteli, transportu, tworzenie dokumentacji, egzekwowanie dokumentacji i rozliczenie delegacji.
  • Komunikacja wewnętrzna – zarządzanie komunikacją wewnętrzną poprzez różne platformy, tablicę ogłoszeń, regulacje wewnętrzne i inne narzędzia.
  • Wsparcie dla Zarządu – pomoc w organizacji spotkań, podróży służbowych, serwis kawowy i wsparcie podczas spotkań.
  • Zakupy – zamawianie artykułów biurowych, spożywczych, higienicznych, wizytówek.
  • Obsługa poczty – przyjmowanie i wysyłanie poczty, dystrybucja listów, przesyłek poleconych.
  • Eventy klienckie & Obsługa gości – wsparcie przy organizacji eventów, dbanie o porządek, serwis kawowy, obsługa gości zapraszanych do siedziby firmy.
  • Recepcja & Zarządzanie biurem – obsługa front desk, kierowanie ruchem gości, wsparcie przy rezerwacji sal, zarządzanie przestrzeniami wspólnymi.
  • Rozliczenia i współpraca z księgowością – obsługa faktur, zestawień obiadów, transportów firmowych, rachunków z kart firmowych.
  • Logistyka targowa – współpraca z zespołem Growth Marketing przy targach branżowych -  przygotowanie materiałów biurowych, promocyjnych, spożywczych i innych niezbędnych elementów na wydarzenia.
  • Zadania ad-hoc – realizacja różnorodnych zadań w zależności od bieżących potrzeb firmy.
  • Współpraca z Facility Specjalistką – wzajemne wsparcie i wymiana wiedzy w zakresie zarządzania biurem, zapewnienie ciągłości procesów i bycie wsparciem w przypadku nieobecności w zespole.
Wymagania

Nasze oczekiwania:

  • Doświadczenie na podobnym stanowisku, preferowane w obszarze zarządzania biurem i procesami, szczególnie delegacjami.
  • Wysokie umiejętności komunikacyjne, zarówno w kontakcie z pracownikami, jak i zewnętrznymi interesariuszami.
  • Umiejętność rozwiązywania problemów i podejmowania szybkich decyzji.
  • Pozytywne nastawienie i ukierunkowanie na obsługę klienta (wewnętrznego i zewnętrznego).
  • Doskonała organizacja pracy oraz dbałość o szczegóły.
  • Znajomość narzędzi Google Workspace (Gmail, Google Docs, Google Sheets, Google Calendar, AI).
  • Umiejętność pracy w zespole i silne zdolności komunikacyjne.
  • Wymagana komunikatywna znajomość języka angielskiego (w mowie i piśmie).
  • Wymagane czynne prawo jazdy kategorii B
  • Szybkie uczenie się oraz elastyczność w działaniu – gotowość do dostosowywania się do zmieniających się warunków pracy i procesów.
  • Wielozadaniowość, dobre zarządzanie własnym czasem i priorytetami.
  • Dokładność, skupienie na zadaniu, odpowiedzialność i zaangażowanie.
  • Znajomość języka polskiego w stopniu komunikatywnym.
  • Komunikatywność, wysoka kultura osobista i nastawienie na współpracę. 
  • Chęć ciągłego udoskonalania własnych umiejętności. 
  • Pro aktywność i nastawienie na innowacyjność w ramach swojej pracy.
Oferujemy

Co oferujemy:

  • Praca w polskiej firmie produkcyjnej, która wyznacza trendy na świecie w branży reklamowej
  • Międzynarodowe środowisko pracy 🌍 - mamy kontrahentów zagranicznych
  • Nowoczesne biuro z pyszną kawą, produkcją i sprzedażą w jednym miejscu ☕
  • Wszystkie potrzebne narzędzia pracy, jak komputer, telefon, internet, technologia i inne
  • Przyjazna atmosfera pracy wśród zespołu
  • Pakiet opieki medycznej LUX MED po okresie próbnym
  • Dofinansowanie do karty Multisport po okresie próbnym 🏋🏻‍♀️

Benefity

Multisport

Pakiet multisport dostępny po trzech miesiącach okresu próbnego

Prywatna opieka medyczna

Dostęp do prywatnej opieki medycznej po trzech miesiącach okresu próbnego

Kawa/herbata

Spotkania integracyjne

Napoje