Junior Administration Specialist

Zespół adsystem od kilkunastu lat dostarcza rozwiązania wystawiennicze najwyższej jakości. Rozwiązania reklamowe adsystem gwarantują intuicyjny montaż i efekt, który zatrzyma wzrok najbardziej wymagających klientów. Jesteśmy dumni z tych kilkunastu lat doświadczeń w produkcji najwyższej jakości oraz setek tysięcy godzin łebskich ludzi skupionych na doskonaleniu produktów, które wpływają na wizerunek i sposób postrzegania wielu biznesowych gigantów - naszych klientów.

• Wynagrodzenie brutto miesięcznie: 5 500 - 6 100 zł 
• Rodzaj umowy: umowa o pracę
• Tryb pracy: stacjonarny

Opis stanowiska

• Obsługa recepcji i gości – pierwszy kontakt z gośćmi, organizacja spotkań (serwis kawowy, poczęstunek, zamawianie taksówek, rezerwacja restauracji i hoteli), wydawanie środków BHP, kluczy i kart dostępu oraz dbanie o prawidłowy obieg dokumentacji i korespondencji.
• Delegacje (end-to-end) – kompleksowa organizacja podróży służbowych (rezerwacja lotów, hoteli i samochodów) oraz ich pełne rozliczanie, w tym naliczanie diet w systemie Nexo.
• Finanse i rozliczenia – prowadzenie budżetu administracyjnego, obsługa obiegu dokumentów, wstępna weryfikacja i opisywanie faktur (KSeF, Insert) oraz rozliczanie wydatków i kart firmowych.
• Zaopatrzenie biura – zamawianie artykułów biurowych, spożywczych i higienicznych, wizytówek oraz innych materiałów niezbędnych do funkcjonowania biura, regularne uzupełnianie apteczek oraz wsparcie Event Managera w realizacji zamówień.
• Zarządzanie przestrzenią biurową – dbanie o porządek i estetykę biura, nadzór nad wyposażeniem (m.in. ekspresami i dystrybutorami wody) oraz koordynacja współpracy z firmami serwisowymi, porządkowymi i dostawcami usług.
• Administracja i obieg informacji – obsługa korespondencji tradycyjnej i e-Doręczeń, zarządzanie tablicami informacyjnymi oraz przekazywanie informacji do właściwych działów.
• Współpraca zespołowa – bieżąca współpraca oraz zastępstwo Facility Specialist w celu zapewnienia ciągłości funkcjonowania biura.
• Współorganizacja wydarzeń wewnętrznych – wsparcie w planowaniu i realizacji wydarzeń dla pracowników.
• Prowadzenie ewidencji majątku firmowego – przygotowywanie protokołów wydania i zdania sprzętu, prowadzenie ewidencji wyposażenia oraz współpraca z operatorem w zakresie obsługi sprzętu.

Wymagania

• Mile widziane doświadczenie: Praca na podobnym stanowisku, w administracji lub obsłudze recepcji. Nie wymagamy jednak dużego doświadczenia zawodowego.
• Organizacja i samodzielność: Umiejętność ustalania priorytetów i płynnego łączenia kilku procesów realizowanych w tym samym czasie.
• Skrupulatność: Dokładność niezbędna przy weryfikacji dokumentów, rozliczaniu delegacji oraz prowadzeniu budżetu.
• Odpowiedzialność: Rzetelne podejście do powierzonych zadań, pilnowanie terminów i doprowadzanie rozpoczętych spraw do końca.
• Nastawienie na rozwiązania: Aktywne szukanie sposobu działania w sytuacji, gdy pojawia się problem, oraz odpowiednio wczesne informowanie o trudnościach.
• Umiejętność szybkiego uczenia się: Sprawne przyswajanie nowych informacji, zasad i procesów oraz wykorzystywanie ich w codziennej pracy.
• Kultura osobista i komunikatywność: Profesjonalne i otwarte podejście w codziennym kontakcie z gośćmi, współpracownikami oraz zewnętrznymi dostawcami.
• Język angielski: Znajomość w stopniu pozwalającym na swobodną obsługę obcojęzycznych gości i dokonywanie zagranicznych rezerwacji.
• Narzędzia: Praktyczna znajomość pakietu MS Office lub Google Workspace.
• Gotowość do nauki: Chęć poznania systemów Nexo, Insert i KSeF. Nie wymagamy ich wcześniejszej znajomości.
• Współpraca zespołowa: Gotowość do bieżącej współpracy, dzielenia się informacjami oraz wzajemnych zastępstw z Facility Specialistką.

Oferujemy

• Praca w polskiej firmie produkcyjnej, która wyznacza trendy na świecie w branży reklamowej.
• Międzynarodowe środowisko pracy - mamy kontrahentów zagranicznych.
• Nowoczesne biuro z pyszną kawą, produkcją i sprzedażą w jednym miejscu. 
• Wszystkie potrzebne narzędzia pracy, jak komputer, telefon, internet, technologia i inne.
• Przyjazna atmosfera pracy wśród zespołu.
• Pakiet opieki medycznej LUX MED po okresie próbnym.
• Dofinansowanie do karty Multisport po okresie próbnym. 
• Ciągły rozwój, wpływ i decyzyjność. Nie stoimy w miejscu, działamy z entuzjazmem i razem, urośliśmy dwukrotnie w okresie pandemii i ... ciśniemy dalej, bo jesteśmy ambitni i lubimy ze sobą pracować
• Sporo ludzi z pasją do wymiany wiedzy! Mamy triathlonistów, biegaczy, rowerzystów, sztuki walki, wspinaczy wysokogórskich, fotografów i wiele innych.